後払いOK!?電話代行のサービスや料金システムを徹底解説

電話代行が便利だとよく聞くけれどサービス内容や料金システム、支払い方法などわからないことばかりで契約をためらっていませんか。状況に応じて適切な使い方をすることで、非常に頼りになるビジネスパートナーになるかもしれません。

電話代行を上手に利用して業務の効率アップや社員の負担軽減など、さまざまなメリットや成果を実感してください。


レベルの高い電話応対

初めて電話代行を利用するとき、まず電話応対の品質が気になるところでしょう。電話受付の対応によって企業のイメージが左右されると言っても過言ではありません。電話受付は単純な事務処理ではないのです。電話代行会社によっては社外セミナーなどに積極的に参加し、電話応対を勉強したりビジネス電話応対検定を受けるなどさまざまな取り組みを実施しています。

また、電話代行サービスのオペレーターはコミュニケーションや対話技術、イントネーションの他にもオペレーターごとに個別のトレーニングを定期的に実施しています。さらにオペレーターを教育しているスーパーバイザーは顧客満足を常に考え電話応対の品質維持、管理を徹底しています。

そのため、レベルの高い電話応対サービスが可能となります。電話代行は土・日・祝日のみの利用はもちろん、朝礼時やお昼休みのみ、会議の時など限定で利用している人も少なくありません。短い時間帯の利用でも可能な場合がありますからぜひ相談してみましょう。

料金について

電話代行の料金や支払い方法については、毎月一日起算で月末締めなど電話代行会社によって変わります。

一般的な料金は秘書代行サービスで平日9時~18時に利用したとして、月間50コールまでで1万円前後が相場です。

基本料金は前払いの会社が多く、実費や通信費、コールオーバー分などは後払いとなることもあるでしょう。

コールオーバー料金とは、基本料金の月間コール数の設定を上回った場合に発生する料金のことで、仮に月間20コールの設定だった場合、実際に電話代行会社が対応した件数が25件だったとすると5コール分のコールオーバー料金が発生します。

月の途中から電話代行サービスを利用した場合は月額業務料金は日割りになるなど、電話代行会社により料金設定は異なりますので事前に確認が必要です。基本的に入会金や初回の登録料などは必要ないでしょう。月間コール数をカウントする時、間違い電話やイタズラ電話は基本的にカウントされません。

サービス内容

秘書代行は依頼元にかかってきた電話を、依頼元の事務員としてプロのオペレーターが真心込めて電話応対します。利用者は安心して外出することも出来ますし、営業活動や事業拡大に集中できます。土・日・祝日のみや営業時間外も電話代行会社によっては利用可能です。

会計士や弁護士などの士業の方や、保険代理店、コンサルティング業などの業種の方も多く利用しています。コールセンター代行は各種相談窓口やカスタマーセンターはもちろん、イベント予約受付や資料請求受付、キャンペーン事務局などあらゆる電話受付業務に幅広く親切丁寧に対応します。

機械・食料品のメーカーや地方自治体関係の方、飲食店チェーン本部やエステ・ネイルサロンを運営している方などに最適です。夜間休日電話代行は営業時間外の他にも深夜や早朝の時間帯にも電話代行会社によっては対応可能で、いつでも電話がつながる安心感から大切な取引先や顧客の満足度向上につながります。

それだけでなく、夜勤などの当番制にするよりも従業員の負担軽減も期待でき、経費削減にもつながるでしょう。葬儀・葬祭業、住宅設備や医療機器などのメンテナンス業、水回りの修理などに従事している方にとって大変便利なサービスとなります。

通販受付代行は商品の説明や注文受付だけでなく、配送状況の確認や返品・交換受付まで各種問い合わせに対し迅速、的確に対応します。また利用者が使用するシステムとの連動やリピーターへの対応など、使いやすいようにカスタマイズして専用のコールセンターを構築することも可能です。

アパレル、化粧品、生活雑貨などのメーカー会社や、それらを取り扱う通信販売事業者の方、ネットショップ等を運営する方におすすめです。

導入までの流れ

電話代行を導入したい時はまずフリーダイヤルや、見積もりフォームから気軽に問い合わせてみましょう。要望があれば担当者にどんな些細なことでもいいので相談しておきます。その際、利用料金の具体的な説明や業務フローの提案を受けましょう。

担当者とサービス開始日について相談、決定した後は、代行業務契約書に記入・捺印し契約締結を行います。その後さらに詳しく打ち合わせを行います。どのような電話応対をするか、電話応対後はどこへ報告・連絡を行うか、どんな情報を案内するかなどさらに細かく取り決めていきましょう。

応対内容記入シートなどで担当者があらゆるケースを想定し確認していきます。さらに打ち合わせが必要な場合には、担当者が綿密にヒアリングを行っていきます。電話代行サービスを利用するにあたって打ち合わせは非常に重要なものです。

サービス料金の支払い方法はサービス開始日までに初回のサービス料金を振り込むなど、電話代行会社の契約内容により異なりますから事前に確認が必要です。その後、電話代行会社より転送先の電話番号や連絡用の電話番号、メールアドレス、業務責任者などの情報が説明されます。

打ち合わせの内容のもと、資料の作成やデータ登録、さらに担当部署オペレーターへの教育も行い、業種やサービス、シチュエーションを想定したロールプレイングを実施し、万全の体制で電話代行サービスを開始します。

aiを利用した電話代行システムはどんなことができるのか

用途別での利用も便利

民泊運営における問い合わせ窓口として、また夜間の緊急連絡先として電話代行を利用するのも大変便利です。民泊運営に携わっている方で休日や夜間にもゲストの電話に対応したい方や、メール対応だけではなく電話対応も丁寧に行いたいと考えている方におすすめです。

また、求人受付に特化した電話代行サービスも存在します。応募者からの問い合わせや面接希望などの電話が入った際に的確に対応できるだけでなく、求人受付窓口を一元化して採用業務をサポートしてくれるでしょう。英語対応の電話代行サービスなら、電話の取次ぎから各種問い合わせまでビジネス英語に精通した担当者が円滑に電話対応します。